جامعة جدة

الدليل الإرشادي لاستخدام مواقع التواصل الاجتماعي في جامعة جـــــدة

حول الدليل

تم بناء هذا الدليل الارشادي لاستخدام مواقع التواصل الاجتماعي في جامعة جدة استنادًا إلى أبرز المصادر المحلية والعربية والعالمية المتعلقة باستخدام مواقع التواصل الاجتماعي وهي:

·        الدليل الإرشادي لاستخدام أدوات المشاركة المجتمعية الالكترونية في الجهات الحكوميةبالمملكة العربية السعودية برنامج التعاملات الالكترونية الحكومية (يسر)

·        نظام مكافحة الجرائم المعلوماتية السعودي –هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات (CITC)

·        الدليل الإرشادي لاستخدام أدوات التواصل الاجتماعي في الجهات الحكومية لدولة الإمارات العربية المتحدة –هيئة تنظيم الاتصالات بدولة الإمارات العربية المتحدة(TRA)

·        سياسة المشاركة الالكترونية – وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات بدولة قطر (ICT)

 

·        Social Media Guidelines – United Nations Department of Public

·        Guidelines for Using Social Media – Harvard University

·        Social Media Guidelines – University of Cambridge

·        Social Media Compliance Policy – University of Liverpool

·        Social Media Guidelines for Staff and Researchers – The University of Edinburgh

 


1. المقدمة
لعب التطور الحاصل في علوم الويب دورًا كبيرًا في الانتقال من تقنيات الويب 1.0 إلى الويب 2.0 والذي مكّن المستخدمين من التواصل الثنائي وإمكانية عمل محتوى يمكن أن يضيف عليه الآخرون ويعدلوا ويعيدوا نشره مما أدى إلى تحول كبير في طريقة انتشار المعلومة بشكل سريع. ومن أشهر تطبيقات الويب 2.0 هي مواقع التواصل الاجتماعي التي أعطت المستخدمين فرصة غير مسبوقة للوصول السريع إلى شريحة كبيرة من المستخدمين والتواصل معهم افتراضيّاً بغض النظر عن موقعهم الجغرافي.
ومن هذا المنطلق اتجهت كثير من الجامعات العالمية والمحلية في الآونة الأخيرة إلى إنشاء حسابات مختلفة في مواقع التواصل الاجتماعي، لفتح قنوات لها مع المجتمع، وبعض هذه الجامعات قامت بوضع سياسات لتواصلها عبر حساباتها مع الجمهور. وحيث أن جامعة جدة لديها حسابات في مواقع التواصل الاجتماعي، بالإضافة إلى حسابات منسوبي الجامعة من أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب. لذلك فإنه من المهم إنشاء دليل لحوكمة وتنظيم استخدام مواقع التواصل الاجتماعي في جامعة جدة ويهدف هذا الدليل إلى تحقيق الأهداف التالية:
• ايضاح الطرق المناسبة للاتصال مع الجمهور بناء على نوع الحساب.
• ايضاح أنواع الحسابات التي تنتمي للجامعة وتحديد صلاحيات كل نوع.
• معرفة الشروط والضوابط لإنشاء حسابات تحت مظلة الجامعة.
• تنظيم استخدام مواقع التواصل الاجتماعي لتستفيد الجامعة وقطاعاتها ومنسوبوها منها استفادة مثلى وبشكل إيجابي متلافية لجميع سلبيات هذه الوسائل.

2. نطاق السياسة
السياسات الموجودة في هذا الدليل تنطبق على الحسابات الخاصة بالجهات التابعة لجامعة جدة، وعلى حسابات منسوبي الجامعة ممن يمثل الجامعة رسميا أو تدل معلوماته الشخصية على انتمائه لجامعة جدة.
بناء على الإحصائيات لمواقع التواصل الاجتماعي الأكثر استخداما من قطاعات الجامعة ومنسوبيها، وجد أن المواقع التالية هي الأكثر استخداما:
• تويتر
• فيسبوك
لذلك تنطبق السياسات المقترحة في هذا الدليل على الموقعين المذكورين (وليست حصرا).


3. التعريفات
هذه الفقرة توضح تعريف المصطلحات المستخدمة في هذا الدليل ليسهل على القارئ فهمها وتطبيقها.
3.1 مواقع التواصل الاجتماعي
هي مواقع تتيح للمستخدمين التواصل افتراضيا ومشاركة مختلف الأحداث مثل المناسبات اليومية، والقضايا السياسية والقضايا الاجتماعية. وهذا سهل عملية نشر المحتوى المرسل من المستخدم بصيغ عدة مثل النصوص والصور وملفات الفيديو. ومن الأمثلة على مواقع التواصل الاجتماعي مواقع الفيسبوك، وجوجل بلس، وتويتر، وتطبيق الإنستجرام.
3.2 أنماط الاتصال
نمط الاتصال هي عبارة عن نوع من البروتوكولات التي تحدد العلاقة ما بين المرسل والمستقبل. وفي هذا الدليل تم تقسيم أنماط الاتصال إلى نوعين (أنظر الشكل (1) أنواع الحسابات وأشكال الإتصال), وهما:
3.2.1 حساب أحادي التواصل
هو الحساب الذي من خلاله تستطيع الجهة نشر الأخبار فقط ولا تتفاعل مع الجمهور. يهدف هذا النوع من التواصل إلى تمكين الجهة من نشر الأخبار العامة مثل الفعاليات والإنجازات العلمية.
3.2.2 حساب ثنائي التواصل
هو الحساب الذي من خلاله تستطيع الجهة التواصل مع الجمهور والرد على استفساراتهم. هذا النوع من التواصل يهدف إلى الرد على استفسارات الجمهور وفتح قناة اتصال غير تقليدية معهم فتكون الجهة أكثر قربًا لهم وأكثر معرفة لمشاكلهم.
3.3 أنواع الحسابات في هذا الدليل
تنقسم الحسابات في هذا الدليل إلى ثلاثة أقسام بناءً على اعتبارات متعددة مثل مهام الجهة والمسميات الوظيفية وحاجات الجهة ومنسوبيها (أنظر الشكل (1) أنواع الحسابات وأشكال الإتصال), وهي:
3.3.1 حساب الجهة
هو الحساب الذي ينتمي للجهة التابعة لجامعة جدة (كلية، عمادة، مركز...)، ويحمل اسم وشعار الجهة الرسمي.
3.3.2 حساب المنصب الإداري
هو الحساب الذي من خلاله يستطيع المكلف الإداري التواصل مع الجمهور ليتسنى له الرد على الاستفسارات العامة، وهذا الحساب يرتبط بالمنصب الإداري بشكل دائم بمعنى أنه في حال انتهاء فترة التكليف الإداري للعضو الحالي فإن الحساب يستخدم من العضو الجديد.
3.3.3 حساب شخصي
هو الحساب التابع لشخص بحيث يحمل اسمه الشخصي أو يوضح انتسابه لجامعة جدة أويستخدم صفته (أستاذ مساعد، أستاذ مشارك، عميد، وكيل، مدير مركز ...) ولا يمكن للجامعة التحكم به.


          
الشكل 1أنواع الحسابات وأشكال الاتصال


4.
مبادئ وتوجيهات عامة في استخدام مواقع التواصل الاجتماعي
• استخدام اسم جامعة جدة: لا يمكن التحدث الرسمي باسم الجامعة بدون قرار إداري صريح من الإدارة العليا للجامعة يسمح بذلك،و ما يتم مشاركته قد ينعكس إيجابا أو سلبا على سمعة الجامعة أو الجهة التي ترتبط بها.
• السرية: يجب عدم نشر الوثائق أو المعلومات التي تصنف على أنها سرية أو سرية للغاية.
• الخصوصية: يجب عدم نشر الوثائق أو المعلومات التي تتعلق بالجامعة في مواقع التواصل الاجتماعي إلا بعد التنسيق مع المسؤول الإعلامي بالجامعة أو الإدارة العليا للجامعة. ويجب تذكُّر أن ما تنشره يبقى متاحًا وليس بالإمكان التراجع عن ما تم نشره حتى لو تم إعادة صياغته أو حذفه.
• الدقة– يجب التأكُّد من المعلومة قبل النشر وربطها بالمصدر وأن المعلومة ضمن نطاق المسؤولية، وتذكر أنك تتحمل مسؤولية أي شيء تشارك به.
• الحقوق الفكرية والجرائم المعلوماتية: يجب مراعاة نظام الحقوق الفكرية الخاص بوزارة الثقافة والإعلام السعودية. ويجب مراعاة نظام مكافحة الجرائم المعلوماتية السعودي الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/17 بتاريخ 28/3/1428 والالتزام بتطبيق ما ذكر فيه.
• الآداب والأخلاق العامة : لا تجوز الإساءة إلى أي شخص أو متابعة حسابات عنصرية أوإباحية أو حسابات تثير الفتن أو تتعارض مع سياسات الدولة، أو تتعارض مع مصالح الجامعة.
• مبدأ تضارب المصالح : يجب ألاَّ يستغل المنصب الإداري في المصالح الشخصية.

5. السياسات التنظيمية لاستخدام مواقع التواصل الاجتماعي
للوصول إلى الأهداف المرجوة من هذا الدليل ولتسهيل عملية تفعيله وتنفيذه، تم تعريف أنماط التواصل وكذلك أنواع الحسابات في مواقع التواصل الاجتماعي التي يمكن إنشاؤها لتمثل الجهات في الجامعة وتحديد الصلاحيات المرتبطة بكل نوع من هذه الحسابات كما هو موضح في فقرة (3.3 أنواع الحسابات في هذا الدليل).

5.1 حساب الجهة
الضوابط
المادة الأولى
يعد حساب الجهة ملكًا خاصًا للجامعة.

ا
لمادة الثانية
يتحمل مشرف حساب الجهة كافة المسؤولية عما ينشر.

المادة الثالثة
يعتبر حساب الجهة حسابًا أحادي التواصل، ويكون قناة تواصل لنشر الأخبار العامة المتعلقة بالجهة أو الجامعة من فعاليات وأنشطة وإنجازات اجتماعية وعلمية.

المادة الرابعة
يجب ألا يتم عمل إعادة نشر للحسابات الشخصية أو حسابات المنصب الإداري،ويمكن إعادة النشر لحسابات الجهات الأخرى بالجامعة حين توفر محتوى له ارتباط يفيد متابعي حساب الجهة.

المادة الخامسة
عدم التسويق لجهات أخرى أو أشخاص خارج الجامعة بإعادة نشر محتوى مشاركاتهم.

المادة السادسة
عدم متابعة أي حسابات لا علاقة لها بأنشطة الجامعة أو الانضمام لأي نشاط اجتماعي.

ا
لمادة السابعة
يجب على مشرف حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بالجهة أن يخصص الوقت المناسب لمراجعة حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بهذه الجهة يوميا مع إضافة محتويات جديدة مرة أسبوعيا على الأقل حتى يكون الحساب فعالاً بصورة نشطة.

المادة الثامنة
يجب على مسؤول الجهة التأكد من أن المعلومات والمحتويات التي يتم نشرها على حسابات التواصل الاجتماعي مناسبة للجمهور وتعكس وجهة نظر ورؤية الجهة والجامعة.

المادة التاسعة
يجب أن يأخذ الشكل العام والمعلومات الشخصية للحساب الطابع الرسمي في العبارات والرسومات والصور المستخدمة بما لا يتنافى مع حقوق النشر الفكرية.

5.2 حساب المنصب الإداري
الضوابط
ا
لمادة العاشرة
يعد حساب المنصب الإداري ملكًا خاصًا للجامعة.

المادة الحادية عشر
يتحمل المكلف الإداري المسؤولية الكاملة عما ينشر.

المادة الثانية عشر
يجب أن تكون درجة تأهيل وفهم الشخص المسؤول عن الحساب عالية للقضايا التي سيتواصل بشأنها ويناقشها مع الجمهور عبر مواقع التواصل الاجتماعي ويجب استشارة المتحدث الرسمي للجامعة أو الجهة المختصة في حالة عدم معرفة الرد المناسب.
المادة الثالثة عشر
يجب أن يكون بث الأخبار والإعلانات الحصرية من خلال حساب الجهة وليس من حساب المنصب الإداري، ويمكن من خلال حساب المنصب الإداري عمل إعادة نشر لمحتوى حساب الجهة

5.3 الحساب الشخصي
الضوابط
المادة الرابعة عشر
لا يجوز استخدام شعار الجامعة أو أرقام التواصل الخاصة بالجامعة أو أي معلومات خاصة بالجامعة في التعريف الشخصي.

المادة الخامسة عشر
إذا عرّف الشخص نفسه في مواقع التواصل الاجتماعي كمنسوب بالجامعة أو تم ذكر الصفة (أستاذ مساعد، أستاذ مشارك عميد، وكيل، مدير مركز ...) يجب توضيح أن الحساب يمثله كشخص ولا يمثل جامعة جدة.

المادة السادسة عشر
لا يسمح بأن يتم التواصل باسم الجامعة أو تمثيلها أبدا من خلال الحساب الشخصي، فلا يحق للمكلف الاداري التواصل مع الجمهور بصفته الإدارية من خلال حسابه الشخصي.

المادة السابعة عشر
لا يحق للشخص نشر الوثائق الخاصة بالجامعة من خلال حسابه الشخصي.

ا
لمادة الثامنة عشر
لا يحق للشخص نشر الأخبار والإعلانات قبل أن تصدر عن الجهة المسؤولة أو المتحدث الرسمي باسم الجامعة.

6. اللائحة التنفيذية
المادة التاسعة عشر
تُكون لجنة ( اللجنة التنفيذية لحسابات التواصل الاجتماعي بالجامعة ) برئاسة وكيل الجامعة وعضوية متخصصين في مجال التعامل مع أنظمة وتطبيقات التواصل الاجتماعي فنياً وعملياً وإعلامياً، بحيث تقوم اللجنة بالإشراف ومتابعة تطبيق سياسيات وضوابط التعامل مع المواقع والبرامج حسب ما ذُكر في الدليل الإرشادي.
ا
لمادة العشرون
عند اختيار مشرف لإدارة حسابات التواصل الاجتماعي بالجهة (الكلية/المعهد /العمادة/الإدارة) يتم تطبيق الشروط التالية:
• المهارات اللغوية التي يملكها.
• مستوى معرفته بمواقع التواصل الاجتماعي وإلمامه بطرق التواصل التي توفرها.
• مدى استعداد الموظف للتواصل مع الجمهور في أوقات محددة مسبقاً داخل وقت الدوام من العمل الرسمي وقدرته على التعامل مع المواقف التي قد تتطلب رداً فورياً في هذه الأوقات وذلك حسب إستراتيجية الجهة في الردود.
• ضرورة موافقة اللجنة التنفيذية لإدارة حسابات التواصل الاجتماعي بالجامعة على المرشح من الجهة كمشرف على الحساب.

المادة الحادية والعشرون
تحدد مهام مشرف الحساب في إطار الأمور التالية:
• التخطيط: قيادة مهام تصميم وتنفيذ الاستراتيجيات والسياسات الخاصة بالمشاركات في حسابات التواصل الاجتماعي (سواء الخاصة بالجهة أو الخاصة بالجامعة ككل أو التي تتضمنها هذه الوثيقة)، وتصميم مؤشرات لقياس الأداء في الحسابات حسب ما هو موضح في هذه الوثيقة.
• إنتاج المحتوى:إنتاج المحتوى الذي سوف يستخدم على مختلف مواقع التواصل الاجتماعي، مع التركيز على محتوى الوسائط المتعددة،الذي غالبا ما يتطلب التواصل مع أقسام وإدارات الجهة المختلفة من أجل توفير المعلومات الضرورية لإنتاج المحتوى (والانتباه إلى حقوق الملكية الفكرية عند استخدام الوسائط المتعددة أو المعلومات).
• المتابعة والتحليل: متابعة حسابات الجهة ومتابعة ما يذكره الجمهور عنها وما يتم نشره عن الجهة من أحداث وأنشطة وفعاليات، بالإضافة إلى تحليل ما يتم رصده, وتقديم تقارير لإدارة الجهة مع مقترحات التطوير إن وجدت. ورفع نسخة الجهة المسؤولة عن الإشراف على خطط وسياسيات استخدام مواقع التواصل الاجتماعي بالجامعة.
• قياس مؤشرات الأداء:قياس مؤشرات الأداء الخاصة بالجهة (الكلية/المعهد/الإدارة/العمادة) بشكل دوري (بناء على خطة زمنية يتم الاتفاق عليها على حسب نشاط الحساب) وعمل تقارير بذلك وتحليلها والرفع بها لإدارة الجهة حتى تتم الاستفادة منها، وإرسال نسخة منها إلى الجهة المسؤولة عن الإشراف على خطط وسياسات استخدام مواقع التواصل الاجتماعي بالجامعة.

المادة الثانية والعشرون:
الالتزام بتطبيق سياسات جامعة جدة لأمن المعلومات، ومن الضروري أن تنطبق هذه السياسات على أدوات التواصل الاجتماعي متى كان ذلك ملائما، وكذلك يمكن أن تُحدَّث هذه السياسات لتلبي بعض متطلبات الأمن الخاصة باستخدام أدوات التواصل الاجتماعي، وهذا يتضمن التالي:
• حجب الوصول إلى الوظائف والتطبيقات الغير ضرورية في بعض مواقع التواصل الاجتماعي تجنبا للمخاطر الأمنية كالتصيد الاحتيالي والهجمات الأمنية.
• وضع سياسة توضح مكان حفظ كلمات السر الخاصة بحسابات التواصل الاجتماعي الرسمية المختلفة الخاصة بالجهة (الكلية/المعهد/الإدارة/العمادة) / وتغييرها بشكل دوري. وإبلاغ الجهة المسؤولة بالجامعة بذلك.

المادة الثالثة والعشرون:
قد تستدعي الحاجة لإنشاء حساب فرعي لتغطية مناسبة (مثل مؤتمر أو مسابقة) ولهذا لابد من مراعاة الأمور التالية:
• نوع الحساب يخضع إلى شروط وضوابط أنواع الحسابات المذكورة في فقرة ( 3.3 أنواع الحسابات في هذا الدليل).
• عند تعيين مشرف على الحساب الفرعي فإنه يخضع لشروط المشرف على الحساب كما ذكر في (المادة التاسعة عشر)
• عندما يكون لدى الجهة (الكلية/المعهد/الإدارة/العمادة) برنامج متخصص أو خدمة معينة لها جمهور عريض، أو تسلسل هرمي كبير مما يتطلب وجود عدة حسابات رسمية تابعة لها، في مثل هذه الحالات تحتاج هذه الجهة أن يكون هناك تنسيق مع الجهة المسؤولة عن الإشراف على خطط وسياسات استخدام مواقع التواصل الاجتماع بالجامعة (اللجنة التنفيذية لحسابات التواصل الاجتماعي بالجامعة ) في الآلية المتبعة حتى لا تتعارض رسالة الجهة من حيث التحديثات والأخبار ولضمان تناسق الرسائل التي يتم بثها.
• عند الانتهاء من الحساب الفرعي المؤقت لابد من التنسيق الجهة المسؤولة عن الإشراف على خطط وسياسات استخدام مواقع التواصل الاجتماع بالجامعة من أجل الاستفادة من المحتويات التي تم تقديمها فيه.

المادة الرابعة والعشرون:
عند رغبة الجهة (الكلية/المعهد/الإدارة/العمادة) في حذف حساب من حساباتها في مواقع التواصل الاجتماعي، تطبق البنود التالية:
البند الأول:
ألاَّ يتم الحذف أو التعطيل بصورة مفاجئة وإنما ينبغي أن يكون ذلك تدريجيا عبر إبلاغ قرار الحذف أو التعطيل إلى المستخدمين عبر الموقع الالكتروني الرسمي وعلى نفس الحساب قبل تنفيذه بوقت مبكر بحيث لا يقل عن شهرين والتنسيق وضرورة الرفع للجنة التنفيذية.
البند الثاني:
اتخاذ الترتيبات اللازمة حتى تتولى قنوات التواصل الاجتماعي الأخرى التعامل مع الخدمات التي كانت تقدم عبر الحساب الذي سوف يتم إغلاقه.
البند الثالث:
يجب تضمين هذه النقاط في خطة عملية تفصيلية وترفع للموافقة عليها من قبل إدارة الجهة ومن ثم يتم الرفع بها بمدة لا تقل عن شهرين إلى الجهة المسؤولة عن الإشراف على خطط وسياسات استخدام مواقع التواصل الاجتماعي بجامعة جدة قبل البدء بإتخاذ إجراءات إغلاق الحساب.

أرسل الصفحة لصديق إطبع هذه الصفحة أبلغ عن خطأ في الصفحة أضف رابط الصفحة لموقعك
آخر تحديث 8/9/2016 6:34:39 AM